Absageverhalten bei Gruppenberatungsterminen

Absageverhalten bei Gruppenberatungsterminen

Es soll erklärt werden, wie übermäßig häufiges Fernbleiben ohne Abmeldung bei Gruppenberatungsterminen verringert werden kann.

Umfeld

Fakultäten:

Überfachlich

Spannungsfeld

Durch die Gruppenberatung könne Ratsuchende gleichzeitig erweitert Informiert werden. Die zeitaufwendige Organisation eines Termin lohnt sich jedoch nur bei einer ausreichenden Gruppengröße.

Problem

Zum Teil sind bis zu 50% der angemeldeten Teilnehmenden nicht zu Gruppenberatungsterminen erschienen - größtenteils unentschuldigt. Dadurch konnten die Plätze nicht rechtzeitig an andere interessierte Personen vergeben werden. Eine Überbuchung ist keine zuverlässige Option. Problem:Gruppenberatungen funktionieren erst dann richtig, wenn eine diskussionsfähige Gruppengröße erreicht ist.

Lösung

Während der Anmeldung für einen Gruppenberatungstermin erhalten die Ratsuchenden drei separate Emails. Dieses standardisierte Verfahren sorgt für eine erweiterte Kommunikation zwischen Studieninteressierten und Beratenden und strukturiert den Ablauf vor der Beratung.

Stolpersteine

  • Flexibilität in der Kommunikation und Planung sollte trotzdem gewährleistet bleiben.
  • Anmeldungen müssen strukturiert erfasst werden (inkl. abgefragter Daten).
  • Es sollte mit Textbausteinen im Outlook gearbeitet werden, da die Kommunikation sonst zu zeitintensiv ist.

Vorteile

1. Vorteil für Studienberatung:

  • Umfassende Ausnutzung der Beratungsressourcen
  • Planungssicherheit
  • Möglichkeit des Ausfilterns fehlerhafter Anmeldungen
  • Bessere, zielgerichtetere Vorbereitung (Infomaterial, Präsentation, etc.) der Beratung
2. Vorteile für Studieninteressierte:
  • Frühestmögliche Terminvergabe
  • Möglichkeit des Nachrückens in frühere Termine
  • genügend große Gruppengröße für Diskussionen und verschiedene Fallbeispiele

Nachteile

1. Nachteile für Studienberatung:

  • erhöhter Email Verkehr
2. Nachteile für Studieninteressierte:
  • evtl. könnte das Vorgehen als zu streng empfunden werden und abschrecken

Details

dreistufiger Email-Kontakt:
  1. In Antwort auf Anmeldungs-Email werden Daten abgefragt, um Verbindlichkeit zu erzeugen (gewünschter Studiengang, Ausbildungsberuf, etc.). Dadurch wird den Teilnehmenden deutlich gemacht, dass es trotz Gruppenberatung auch um ihre individuellen Belange geht.
  2. Die Bestätigungsmail beinhaltet die Bestätigung der gewünschten Beratungsthemen und einen Hinweis darauf, dass Ratsuchende bei unentschuldigtem Nicht-Erscheinen für den darauffolgenden Beratungstermin gesperrt sind.
  3. Erinnerungsmail am Vortag (Hinweis auf Raum und Treffpunkt, im Vorhinein keine Mitteilung der Raumnummer)

Hinweis: Alle Angaben ohne Gewähr. Irrtümer und Änderung vorbehalten.



Schreibe einen Kommentar